Als Accountantskantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens, met inbegrip van persoonsgegevens. ADFINTRA bv is begaan met uw privacy en wil volkomen transparant zijn over de wijze waarop uw persoonsgegevens verzameld en gebruikt worden. Deze persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.ADFINTRA bv verbindt er zich toe om te allen tijde de naleving trachten te verzekeren van alle toepasselijke wetten en reglementen inzake gegevensbescherming.

Dit privacy beleid bevat algemene informatie aangaande de persoonsgegevens die wij verzamelen en de wijze waarop wij die gegevens verzamelen, gebruiken en meedelen, evenals de informatie aangaande de procedures die wij invoeren om uw recht op privacy trachten te garanderen.

ADFINTRA bv verstrekt u dan ook dienaangaande graag de volgende informatie.
Gelieve te noteren dat wij ons het recht voorbehouden dit Privacy beleid te wijzigen zonder dat hiervoor enige voorafgaande verwittiging dient te gebeuren. De meest recente versie van dit Privacy beleid is terug te vinden op onze website.

1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens.

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is de ADFINTRA bv, met maatschappelijke zetel te 3545 Halen, Staatsbaan 73A, met ondernemingsnummer 0777.982.560 en ingeschreven bij het ITAA onder erkenningsnummer 52.366.155.
Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij ons Accountantskantoor via brief op het bovenstaande adres of via e-mail info@adfintra.be

2. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.

Ons Accountantskantoor verwerkt persoonsgegevens voor de hierna volgende doeleinden.

• • De toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
  • De toepassing van op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen, in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, een gerechtelijke beslissing of de behartiging van een rechtmatig belang, met inbegrip van de huidige en toekomstige fiscale (bv TOW, BTW-listings, fiscale fiches, ….) en sociale wetten.
  • De uitvoering van onze samenwerkingsovereenkomst (Opdrachtbrief) betreffende het verstrekken van boekhoudkundige en fiscale diensten.
    Voor verzenden van eventuele nieuwsbrieven.

3. Rechtsgrond van de verwerking van persoonsgegevens

De verwerking van deze persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen in hoofde van ons Accountantskantoor, is noodzakelijk voor de behartiging door ons Accountantskantoor van een rechtmatig belang en/of is noodzakelijk voor de uitvoering door ons Accountantskantoor van onze samenwerkingsovereenkomst betreffende het verstrekken van boekhoudkundige en fiscale diensten.

Zonder verwerking van deze persoonsgegevens kan ons Accountantskantoor haar opdracht als Accountant niet naar behoren uitvoeren en kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.

4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

In kader van onder punt 2. Vermelde doeleinden kan ons Accountantskantoor de volgende persoonsgegevens verwerken:

In kader van klantgegevens
Naam en voornaam, telefoonnummers, adressen, beroepsinformatie, e-mailadressen, IP-adres, gezinsinformatie, rijksregister-en andere identificatienummers, financiële gegevens, persoonlijke kenmerken en leefgewoonten, lidmaatschappen( politieke en/of andere) en beroepsgegevens, opleidingen en vorming, overeenkomsten in kader van vastgoed en woningkenmerken enz…

In kader van personeelsgegevens en sollicitanten
Wat betreft haar eigen personeel en sollicitanten verwerkt ADFINTRA bv volgende persoonsgegevens: naam en voornaam, telefoonnummers, adressen, bankgegevens, beroepsinformatie, e-mailadressen, gezinsinformatie, rijkregister- en andere identificatienummers.

Deze persoonsgegevens hebben betrekking op onze klanten, hun aanverwanten, aandeelhouders, werknemers, zaakvoerders/bestuurders, klanten en/of leveranciers, en meer in het algemeen, alle natuurlijke personen die worden geïdentificeerd in de informatie die aan ons Accountantskantoor ter beschikking wordt gesteld in het kader van haar opdracht.
Deze persoonsgegevens worden aangeleverd door klanten of hun vertegenwoordigers of zijn afkomstig van Fiscale Administraties, FOD Financiën (TOW, MyMinFin (Pro), BizzTax,…), FOD Economie, FOD Pensioenen, Sociale verzekeringsfondsen, Loon- en sociale secretariaten, onderaannemers en consultants van ADFINTRA bv, Companyweb en soortgelijke, Derden (notarissen, advocaten, revisoren, verzekeringsmakelaars en tussenpersonen, banken en private banken, Beoefenaars Cijferberoepen, Directe leveranciers of dienstverleners van ADFINTRA bv, …) , openbare bronnen, met inbegrip van de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan en de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke….

Ons Accountantskantoor verwerkt deze persoonsgegevens slechts voor zover dit noodzakelijk is voor de onder punt 2 vermelde doeleinden.

5. Ontvanger van gegevens

Ons Accountantskantoor zal deze persoonsgegevens niet meedelen of overdragen aan enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk heeft ingestemd.

Uitzondering wordt gemaakt voor wat betreft de volgende categorieën van ontvangers: fiscale administraties, FOD Financiën, FOD Economie & FOD Pensioenen, sociaal verzekeringsfonds, Loon-en sociaal secretariaat, Cloud services, IT-consultant, consultants en onderaannemers van ADFINTRA BV, verzekeringsmaatschappij en tussenpersonen, revisor, notaris, advocaat, bank en private bank, Beoefenaars Cijferberoepen, Directe Leveranciers of dienstverleners van ADFINTRA BV.

Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van haar website en van haar informaticasysteem te verzekeren.
Het is mogelijk dat onze website links bevat naar andere websites die niet door ADFINTRA BV beheerd worden. ADFINTRA BV is niet aansprakelijk voor privacy maatregelen of de inhoud van deze websites.

Ons Accountantskantoor kan de persoonsgegevens daarnaast ook doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van U te verdedigen en/of te beschermen.

Deze persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen.

6. Veiligheidsmaatregelen.

Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft ons Accountantskantoor de gepaste procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring.

7. Bewaringstermijn

7.1. De persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 ( de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze klanten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze klanten) worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de klant of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.

7.2. De andere persoonsgegevens worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.

7.3. Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.

8. Rechten van toegang, rectificatie, vergetelheid, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar, niet-profilering en betreffende kennisgeving veiligheidsgebreken

8.1. Betreffende de persoonsgegevens die wij moeten bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017, wijzen wij op artikel 65 van de wet van 18 september 2017:
“Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken. Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet. De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.
Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.”

Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de Gegegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 10.)

8.2. Betreffende alle andere persoonsgegevens beschikt u onder bepaalde voorwaarden over een recht van inzage, rectificatie, vergetelheid, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar, onder toepassing van de voorwaarden en modaliteiten bepaald in de relevante en toepassing regelgeving, met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Voor de toepassing van deze rechten kan u steeds contact nemen met ons Accountantskantoor via e-mail. Ten einde zekerheid te hebben over de identiteit van de vraagsteller dient deze een kopij van zijn/haar identiteitskaart bij deze aanvraag te voegen. ADFINTRA BV zal in principe binnen een maand reageren op het verzoek van de betrokkene.

9. Cookiebeleid
De website van ADFINTRA BV maakt gebruik van cookies om beter aan uw noden en wensen tegemoet te komen. Door gebruik te maken van onze website aan de hand van eender welk apparaat, erkent u en stemt u ermee in dat cookies gebruikt worden overeenkomstig dit Cookiebeleid.

Wat is een cookie?
Een cookie is een klein tekstbestand met informatie, opgeslagen door de server van de website die u bezoekt in de webbrowser van uw computer of uw mobiel apparaat. Wij maken gebruik van cookies om te verzekeren dat uw browse-ervaring als bezoeker zo optimaal mogelijk is. Het gebruik van cookies laat u toe sneller en gemakkelijker te navigeren tussen de verschillende onderdelen van de website door de inhoud van onze website af te stemmen op uw persoonlijke voorkeuren (bv. Taal).

Welke soort cookies gebruiken we?
ADFINTRA BV gebruikt verschillende soorten cookies:

1. Functionele cookies om uw persoonlijke websitevoorkeuren te herinneren en te vermijden dat dezelfde communicatiestappen tijdens opeenvolgende raadplegingen van de website herhaald moeten worden. Het is mogelijk dat de gegevens die door deze cookies verzameld worden persoonsgegevens bevatten die u meegedeeld hebt. Wanneer u deze cookies niet aanvaardt, is het mogelijk dat de prestaties en functionaliteit van onze website aangetast zijn en/of de toegang tot de inhoud van de website beperkt is;

2. Performance cookies om toe te laten te bepalen hoe u onze website gebruikt, met de bedoeling de inhoud van onze website aan te passen en te verbeteren en het gebruik ervan te vergemakkelijken. Het is voor ons niet mogelijk u aan de hand van deze cookies als een individu te identificeren. Alle gegevens worden anoniem verzameld en samengevoegd;

3. Google Analytics cookies om ons te helpen onze website te verbeteren. Deze cookies verstrekken ons de informatie over de wijze waarop gebruikers met onze website omgaan (bvb. duur van een bezoek, aantal bezoekers,…) zonder dat hierbij persoonsgegevens verzameld worden op basis waarvan een bezoeker geïdentificeerd kan worden.

Het is mogelijk dat ADFINTRA BV u doorverwijst naar andere sites via een aanklikbare link. Mogelijk maakt de website waarnaar u verwezen wordt, ook gebruik van cookies. ADFINTRA BV raadt u aan het privacy beleid en het cookiebeleid te raadplegen, vermeld op de website van de betreffende organisatie. ADFINTRA BV is niet aansprakelijk voor de privacy maatregelen of de inhoud van deze websites.

Hoe kan ik cookies controleren of verwijderen?
U kunt te allen tijde het gebruik van cookies uitschakelen of blokkeren door uw browserinstellingen te wijzigen. Gelieve er rekening mee te houden dat bepaalde onderdelen van onze website mogelijk niet correct werken wanneer u het gebruik van cookies op onze website uitschakelt of beperkt.

10. Klachten

Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door ons kantoor kan U een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be
URL: https://www.privacycommission.be